Gall ennill a chadw ardystiad trydydd parti fod yn hanfodol i lawer o weithgynhyrchwyr bwyd a diod gan ei fod yn dangos i gwsmeriaid eich bod yn gweithredu yn ôl safonau a gydnabyddir gan y diwydiant.
Boed hynny’n safonau diogelwch bwyd fel Safon Diogelwch Bwyd Byd-eang BRCGS neu SALSA neu safonau eraill fel Soil Association Organic, gall bodloni eu gofynion ac ennill ardystiad helpu cwmnïau i dyfu.
Pan fyddwch chi’n paratoi eich busnes ar gyfer archwiliad mae yna lawer o feysydd i’w hadolygu, gan gynnwys sicrhau bod eich gwaith papur, eich safleoedd a’ch prosesau i gyd yn bodloni anghenion y safon rydych chi’n gweithio tuag ati. Bydd angen hyfforddi aelodau staff hefyd i gyflawni eu rolau wrth gydymffurfio â gofynion y safon.
Gyda’r holl baratoadau rydych chi wedi’u rhoi ar waith, mae’r cyfan yn dibynnu ar ddiwrnod yr archwiliad. Er y gall fod yn brofiad brawychus, yn enwedig os mai dyma’r tro cyntaf i chi gael eich archwilio, mae yna lawer o bethau y gallwch chi eu gwneud i sicrhau ei fod yn mynd mor esmwyth â phosibl.
Dyma ein deg awgrym gorau ar gyfer paratoi ar gyfer diwrnod archwiliad:
- Mae argraffiadau cyntaf yn bwysig – Gwnewch yn siŵr bod eich safle a thu allan eich adeilad yn edrych yn daclus. Mae hefyd yn syniad da iawn sicrhau bod lle parcio ar gael i’r archwilydd. Mae argraffiadau cyntaf yn bwysig! Peidiwch ag anghofio, nid dim ond edrych ar waith papur y mae archwilwyr yn ei wneud, byddant yn gwirio safonau’r ffatri felly dylai eich gwaith paratoi ar gyfer archwiliadau gynnwys glanhau ac arolygiadau’n unol ag Arferion Gweithgynhyrchu Da (GMPs).
- Sicrhau bod eich staff yn barod – Dylai eich tîm fod yn barod ar gyfer archwiliadau hefyd, felly mae cyfathrebu da ymlaen llaw yn allweddol i sicrhau eu bod yn barod ac ar gael. Dylai uwch aelodau o staff fod yn bresennol ar gyfer y cyfarfod agoriadol a chloi gan y bydd gan yr archwilwyr gwestiynau penodol yr hoffent eu gofyn. Mae hefyd yn rhoi argraff dda bod eich cwmni wedi ymrwymo i’r archwiliad a’r safon. Bydd yr archwilydd hefyd eisiau siarad â staff ar lawr y siop er mwyn sicrhau eu bod wedi paratoi.
- Cwblhau eich holiadur iechyd a chofrestru i’r safle – Gofynnwch i’r archwilydd fewngofnodi i’ch safle a chwblhewch eich holiadur iechyd. Mae’n bwysig dangos bod rhaid i bawb ddilyn rheolau a gweithdrefnau’r safle.
- Gwneud yr archwilydd yn ymwybodol o reolau a gweithdrefnau’r safle – Mae’n hanfodol bod yr archwilydd yn gwybod cynllun y ffatri a beth i’w wneud os bydd larwm tân neu os bydd angen gwagio’r safle. Bydd angen i’ch archwilydd hefyd ddilyn eich gweithdrefn gwisgo safle. Mae’n syniad da sicrhau bod gennych chi ddigon o ddillad amddiffynnol i ymwelwyr ar gael mewn amrywiaeth o feintiau.
- Gwneud i’r archwilydd deimlo’n gyfforddus – Gall fod yn ddiwrnod hir felly gwnewch yn siŵr bod gennych ddŵr a lluniaeth arall wrth law i’r archwilydd. Hefyd, gwnewch yn siŵr eu bod yn ymwybodol o leoliad y toiledau, cyfleusterau staff a’r ardal ysmygu yn ogystal â sut i gysylltu â’ch rhwydwaith Wi-Fi.
- Gwneud yn siŵr bod pob dogfen a ffolder allweddol ar gael yn rhwydd – Boed yn gopi caled neu’n electronig, gwnewch yn siŵr eich bod chi a’ch tîm yn gwybod sut i gael mynediad cyflym at ddogfennau a ffolderi. Dydych chi ddim eisiau gwastraffu amser yr archwilydd yn adfer pethau y dylai fod ar gael yn rhwydd.
- Cynhyrchu cynhyrchion sy’n adlewyrchu cwmpas yr archwiliad – Os yw eich archwiliad yn canolbwyntio ar fath penodol o gynnyrch, yna gwnewch yn siŵr mai dyna rydych chi’n ei gynhyrchu ar ddiwrnod yr archwiliad. Nid fyddai gwerth cynhyrchu cynhyrchion sy’n cynnwys glwten os ydych chi’n anelu at sicrhau ardystiad cynnyrch heb glwten.
- Mae’n iawn cael tawelwch yn ystod yr archwiliad – Yn ystod rhannau o’r dydd, bydd yr archwilydd yn adolygu dogfennaeth, yn gwneud nodiadau ao ac yn casglu tystiolaeth fel rhan o’r archwiliad. Bydd y rhan fwyaf o archwilwyr yn hapus iawn i fwrw ymlaen â’u gwaith yn dawel a byddant yn gofyn i chi a oes angen unrhyw wybodaeth bellach arnynt.
- Gwneud siŵr bod lle tawel ar gael – Gwnewch yn siŵr bod lle tawel addas ar gael i’r archwilydd a’r tîm gynnal adolygiad o’r gwaith papur. Mae angen iddyn nhw allu canolbwyntio pan maen nhw’n gweithio eu ffordd trwy eich dogfennaeth. Gellir defnyddio’r lle hwn hefyd ar gyfer y cyfarfod agoriadol a chloi.
- Cymryd digon o nodiadau – Gwnewch yn siŵr eich bod yn cymryd digon o nodiadau yn ystod yr archwiliad fel y gallwch fyfyrio ar ôl y digwyddiad. Hefyd, peidiwch â bod gofyn cwestiynau yn ystod y dydd a gwnewch yn siŵr eich bod yn egluro unrhyw bwyntiau a godwyd gan yr archwilydd os ydych yn ansicr.
Dilynwch yr awgrymiadau hyn ac os ydych chi wedi rhoi’r paratoadau ar waith yna byddwch chi ar y ffordd i basio’ch archwiliad.
Yma yn ZERO2FIVE gallwn ddarparu ystod o gefnogaeth i’ch helpu i sicrhau a chynnal amrywiaeth o ardystiadau trydydd parti. Mae llawer o’n gwasanaethau cymorth ar gael i weithgynhyrchwyr bwyd a diod Cymru drwy Raglen HELIX Llywodraeth Cymru.
I gael gwybod mwy am sut y gallwn gefnogi eich busnes, cysylltwch â ni.
